Kdykoli si dva nebo více lidí vymění zprávy, zapojují se do základního komunikačního procesu. Zní to jednoduše, že? Komunikační proces je však opravdu docela složitý. Nejen, že má několik složek, ale jasnost a kontext zprávy může být ovlivněn pozitivně nebo negativně několika faktory.
Je důležité porozumět procesu komunikace, aby bylo možné účinně komunikovat a vyhnout se nesprávné interpretaci. V tomto článku se podíváme na komponenty komunikace a model komunikačního procesu. Poté prozkoumáme přístupy a procesy organizační komunikace. Nakonec probereme proces e-mailové komunikace.
Obsah
Komunikace je proces výměny verbálních a neverbálních zpráv. Komunikaci můžeme identifikovat definováním jejích složek takto:
Kontext je prostředí, ve kterém probíhá komunikace, a zahrnuje organizaci, kulturu a komunitu. Kontext navíc ovlivňují vnější podněty, jako jsou schůzky, příležitostné rozhovory, e-maily, poznámky atd. A vnitřní podněty, jako jsou názory a emoce. Pouze když člověk vezme v úvahu všechny aspekty kontextu, může účinně komunikovat.
Odesílatel používá ke komunikaci kombinaci slov, symbolů, grafů a obrázků. Reproduktor je kodér v ústní komunikaci a spisovatel je kodér v písemné komunikaci.
Informace vyměňované mezi odesílatelem a příjemcem vytvoří zprávu, ať už úmyslnou nebo neúmyslnou. Odesílatel zprávy musí zvážit kontext, aby byla zpráva srozumitelná. Kromě toho musí zpráva obsahovat jasný jazyk s veškerými potřebnými definicemi, příklady nebo grafikou, aby bylo zajištěno porozumění.
Médium - kanál, přes který je zpráva odeslána - může být elektronické, zvukové nebo tiskové. Výběr média je ovlivněn:
Pokud je vaše zpráva naléhavá, osobní nebo pokud je vyžadována okamžitá zpětná vazba, použijte ústní médium. Použijte písemné médium, je-li technické, formální nebo je třeba dokumentovat.
Posluchač nebo čtenář komunikace interpretuje zprávu. Přijímač je ovlivňován kontextem, vnějšími a vnitřními podněty. Pokud příjemce zaujal zaujaté názory nebo nesprávné představy, nemusí být zpráva přijata správně. Postoj a osobnost také ovlivňují příjemce.
Zpětná vazba je odezva příjemce - jejich reakce na komunikaci. Ticho může být formou zpětné vazby nebo příjemce může odpovědět ústně nebo písemně. Zpětná vazba se používá k potvrzení, že zpráva byla pochopena a že byly provedeny všechny požadované kroky.
Všechny komponenty musí efektivně spolupracovat, aby byl komunikační proces kompletní a předal zamýšlenou zprávu.
Proces komunikace označuje výměnu informací (zprávy) mezi dvěma nebo více lidmi. Aby byla tato výměna úspěšná, musí mít obě strany schopnost vyměňovat si informace a rozumět si navzájem. Komunikace selže, pokud je tok informací z nějakého důvodu blokován nebo pokud se ti, kteří se pokoušejí komunikovat, nemohou nechat pochopit. Abychom pochopili, co je to komunikace - její účel a hodnota - musíme pochopit model komunikačního procesu.
Krok 1 Stanovte si cíle, než začnete komunikovat nebo začnete sdělovat zprávy.
Krok 2 Identifikujte přijímače (cílové publikum) vaší komunikace.
Krok č. 3 Vyberte si způsob komunikace.
Krok č. 4 Zvažte své přijímače.
Krok č. 5 Vyrovnejte svou komunikaci s obdrženou zpětnou vazbou.
Komunikační proces může být ovlivněn tím, jak jsou informace přenášeny, přijímány a interpretovány dvěma způsoby:
Model komunikačního procesu nám pomáhá určit, kdo je zapojen do komunikace a co se musí stát. Je to rámec, na kterém můžeme budovat úspěšnou individuální a organizační komunikaci.
Přestože existuje mnoho definic organizační komunikace, pro naše účely definujeme organizační komunikaci jako odesílání a přijímání zpráv v konkrétním prostředí nebo prostředí (organizaci), abychom dosáhli společných, individuálních cílů mezi propojenými lidmi.
Proces organizační komunikace zahrnuje zasílání a přijímání zpráv písemně (neverbálně) nebo osobně (verbálně). Velká část organizační komunikace zahrnuje přenos informací. Složitější komunikace, jako je řešení konfliktů, však vyžaduje schopnost zpracovat význam a vyjednat pomocí pravidel organizace.
Ať už je komunikace považována za jednoduchou nebo složitější, aby k ní došlo, musí být zpráva jasná, stručná a vyhýbat se politicky nebo kulturně marginalizačnímu jazyku. Organizace musí modelovat efektivní komunikační dovednosti v:
Organizační komunikace je kontextově a kulturně závislá, protože lidé přenášejí zprávy a informace písemně, elektronicky a tváří v tvář. Povaha a funkce (kontext) organizace ovlivňuje komunikaci. Každá organizace má navíc svou vlastní jedinečnou kulturu. Aby byla komunikace v organizaci úspěšná, musí se kontext a kultura shodovat a spolupracovat.
Organizační komunikace interně buduje vztahy s členy organizace a externí veřejností. Úspěch organizace závisí na schopnosti jejích členů účinně komunikovat. Aby mohli zaměstnanci úspěšně komunikovat v organizaci, musí mít schopnost prokázat veřejnou prezentaci, poslech a interpersonální komunikaci. Úspěšná organizace poskytne školení, aby zajistila úspěch svých zaměstnanců.
Organizační komunikace prospívá organizací několika způsoby:
Je důležité pochopit přístupy a procesy organizační komunikace pro rozvoj a zdokonalování komunikace zaměstnanců. Každá organizace musí definovat svůj vlastní přístup k efektivní komunikaci, definovat procesy, které zavede, aby zlepšila interní i externí komunikaci.
Organizace musí mít kompetentní komunikátory pro úspěšné každodenní operace. Od webových stránek společnosti, přes příručku pro zaměstnance až po ukončení rozhovoru, musí každý aspekt komunikace v organizaci spolupracovat, aby sdělil záměry, kulturu a závazky organizace interním i externím zaměstnancům.
E-mail je výběr, který si mnozí dělají jako médium, prostřednictvím kterého lze doručit zprávu. Přestože je rychlé a relativně snadné použití, je třeba se ujistit, že rozumí procesu a účelu e-mailové komunikace, aby ji bylo možné efektivně využívat.
E-mailová komunikace má pět složek:
# 1 Odesílatel
Úspěšná e-mailová komunikace vyžaduje, aby odesílatel (nazývaný také zdroj nebo komunikátor) kódoval zprávu kombinací grafů, symbolů, slov a obrázků, aby dosáhl požadované odpovědi.
# 2 Přijímač
Přijímač (tlumočník) pochopí e-mailovou zprávu odesílatele dekódováním a interpretací.
# 3 Zpráva
Zpráva nebo obsah e-mailu jsou informace, které si odesílatel přeje předat příjemci.
# 4 Médium
Médium, také nazývané kanál, je prostředkem pro přenos zprávy. S e-mailem je médium počítač nebo mobilní telefon.
# 5 Zpětná vazba
Po úspěšném přenosu, přijetí a pochopení e-mailu se za zpětnou vazbu považuje jakákoli odpověď naznačující porozumění od příjemce - ústní nebo písemná. Zpětná vazba nám pomáhá určit, zda jsme splnili svůj účel.
E-mail usnadňuje komunikaci s ostatními kdykoli a kdekoli, zejména s příchodem smartphonu. Kromě toho má přijímač schopnost okamžitě odpovědět. Spolu s výhodami této metody komunikace však přicházejí některé problémy. Musíme si uvědomit, že e-mail je komunikační nástroj a neumožňuje mu řídit naše akce, ale spíše jej používat k dosažení našich komunikačních cílů. Udělat toto:
Lidé očekávají, že e-mailová komunikace bude přímá a věcná. Prvních několik řádků by mělo sdělit záměr vašeho e-mailu a informovat příjemce, pokud je to nutné, protože mnoho systémů umožňuje příjemci přečíst e-mail před jeho otevřením.
E-mailová komunikace hraje důležitou roli v každodenním pracovním životě člověka, obohacuje a usnadňuje podnikání s možností výměny informací bez ohledu na místo a čas. Zaměstnanci si však často stěžují na velký objem e-mailů, které dostávají a na které musí jednat. Schopnost používat e-mail kdykoli znamená, že zaměstnanci mají často práci přerušenou organizačními e-maily. Zaměstnanci potřebují pocit osobní kontroly, aby se vyhnuli stresu souvisejícímu s prací, a to se rozšiřuje na schopnost člověka přijímat a reagovat na e-maily, pokud je to vhodné.
Komunikace je proces přenosu a přijímání zpráv, verbálních i neverbálních. Protože účinná komunikace je dialog, nikoli monolog, je účinná pouze tehdy, pokud přináší požadovanou odpověď od přijímače. Abychom byli úspěšným komunikátorem, musíme adekvátně zprostředkovat informace, myšlenky a pocity tak, aby motivovali, učili a informovali ostatní. Člověk si musí vybrat nejlepší médium, znát svého příjemce a použít zpětnou vazbu, aby monitoroval účinnost komunikace a odpovídajícím způsobem ji upravil. Použití informací a nástrojů v tomto článku může člověku pomoci pochopit a použít komunikační proces jako efektivní komunikátor.