Gottamentor.Com
Gottamentor.Com

Co jsou kroky a model komunikačních procesů?

What is Communication Process Steps & Model

Kdykoli si dva nebo více lidí vymění zprávy, zapojují se do základního komunikačního procesu. Zní to jednoduše, že? Komunikační proces je však opravdu docela složitý. Nejen, že má několik složek, ale jasnost a kontext zprávy může být ovlivněn pozitivně nebo negativně několika faktory.


Je důležité porozumět procesu komunikace, aby bylo možné účinně komunikovat a vyhnout se nesprávné interpretaci. V tomto článku se podíváme na komponenty komunikace a model komunikačního procesu. Poté prozkoumáme přístupy a procesy organizační komunikace. Nakonec probereme proces e-mailové komunikace.

Obsah


  • 1 Složky komunikace
    • 1.1 Kontext
    • 1.2 Sender / Encoder
    • 1.3 Zpráva
    • 1,4 Střední
    • 1.5 Přijímač (dekodér)
    • 1.6 Zpětná vazba
  • 2 Model komunikačního procesu
    • 2.1 Pět základních kroků v modelu komunikačního procesu
  • 3 Organizační komunikační přístupy a procesy
    • 3.1 Proces e-mailové komunikace
    • 3.2 Udržujte svůj e-mail stručný
  • 4 Závěr
    • 4.1 Související příspěvky

Komponenty komunikace

Komunikace je proces výměny verbálních a neverbálních zpráv. Komunikaci můžeme identifikovat definováním jejích složek takto:

Kontext

Kontext je prostředí, ve kterém probíhá komunikace, a zahrnuje organizaci, kulturu a komunitu. Kontext navíc ovlivňují vnější podněty, jako jsou schůzky, příležitostné rozhovory, e-maily, poznámky atd. A vnitřní podněty, jako jsou názory a emoce. Pouze když člověk vezme v úvahu všechny aspekty kontextu, může účinně komunikovat.


Odesílatel / kódovač

Odesílatel používá ke komunikaci kombinaci slov, symbolů, grafů a obrázků. Reproduktor je kodér v ústní komunikaci a spisovatel je kodér v písemné komunikaci.



zábavné výzvy pro dospívající

Zpráva

Informace vyměňované mezi odesílatelem a příjemcem vytvoří zprávu, ať už úmyslnou nebo neúmyslnou. Odesílatel zprávy musí zvážit kontext, aby byla zpráva srozumitelná. Kromě toho musí zpráva obsahovat jasný jazyk s veškerými potřebnými definicemi, příklady nebo grafikou, aby bylo zajištěno porozumění.


Střední

Médium - kanál, přes který je zpráva odeslána - může být elektronické, zvukové nebo tiskové. Výběr média je ovlivněn:

  • Vztah mezi odesílatelem a příjemcem
  • Povaha zprávy

Pokud je vaše zpráva naléhavá, osobní nebo pokud je vyžadována okamžitá zpětná vazba, použijte ústní médium. Použijte písemné médium, je-li technické, formální nebo je třeba dokumentovat.


Přijímač (dekodér)

Posluchač nebo čtenář komunikace interpretuje zprávu. Přijímač je ovlivňován kontextem, vnějšími a vnitřními podněty. Pokud příjemce zaujal zaujaté názory nebo nesprávné představy, nemusí být zpráva přijata správně. Postoj a osobnost také ovlivňují příjemce.

Zpětná vazba

Zpětná vazba je odezva příjemce - jejich reakce na komunikaci. Ticho může být formou zpětné vazby nebo příjemce může odpovědět ústně nebo písemně. Zpětná vazba se používá k potvrzení, že zpráva byla pochopena a že byly provedeny všechny požadované kroky.


Všechny komponenty musí efektivně spolupracovat, aby byl komunikační proces kompletní a předal zamýšlenou zprávu.

Komunikační procesní model

Communication Process Model


Proces komunikace označuje výměnu informací (zprávy) mezi dvěma nebo více lidmi. Aby byla tato výměna úspěšná, musí mít obě strany schopnost vyměňovat si informace a rozumět si navzájem. Komunikace selže, pokud je tok informací z nějakého důvodu blokován nebo pokud se ti, kteří se pokoušejí komunikovat, nemohou nechat pochopit. Abychom pochopili, co je to komunikace - její účel a hodnota - musíme pochopit model komunikačního procesu.

Pět základních kroků v modelu komunikačního procesu

Krok 1 Stanovte si cíle, než začnete komunikovat nebo začnete sdělovat zprávy.

  • Jaké jsou cíle?
  • Jaká akce má osoba, která zprávu přijme, provést, jakmile ji pochopí?
  • Proč je zpráva důležitá?

Krok 2 Identifikujte přijímače (cílové publikum) vaší komunikace.

  • Umožňuje přizpůsobit vaši zprávu optimálnímu porozumění.
  • Umožňuje zacílit na osoby vhodné pro příjem vaší zprávy.

Krok č. 3 Vyberte si způsob komunikace.

  • Zakládejte svůj výběr na tom, čeho se snažíte dosáhnout.
  • Zvažte úroveň dovednosti přijímače (přijímačů).
  • Vyberte vhodný formulář, tj. Telefon, e-mail, prezentaci powerpoint atd.

Krok č. 4 Zvažte své přijímače.

  • Úroveň vašich kompetencí a porozumění příjemcům.
  • Jak se nejlépe učí a přijímají informace, tj. Vizuálně, slovně atd.
  • Kombinujte způsoby komunikace tak, aby vyhovovaly potřebám všech přijímačů, tj. Letáků s verbálním vysvětlením.

Krok č. 5 Vyrovnejte svou komunikaci s obdrženou zpětnou vazbou.

hádanky s ledoborcem
  • Hledejte shodu o porozumění
  • Změňte vaši zprávu, typ komunikace, styl, tón atd., Jakmile obdrží zpětnou vazbu.

Komunikační proces může být ovlivněn tím, jak jsou informace přenášeny, přijímány a interpretovány dvěma způsoby:

  • Hluk. Jakýkoli druh rušení, které ovlivňuje odesílanou, přijatou nebo pochopenou zprávu.
  • Fyziologický hluk. Rozptylování způsobené tím, jak myslíme a cítíme, tj. Únava, bolesti hlavy, hlad nebo jiné faktory.
  • Fyzický hluk. Interferenční prostředí, jako je hluk způsobený ostatními, davy, vysoké nebo nízké teploty a jasné nebo tlumené osvětlení.
  • Psychologický hluk. Jeho pocity a osobnost ovlivňují účinnost komunikace a interpretace, tj. Defenzivní pocity, zaujetí nebo předsudky.
  • Sémantický šum. Aby mohla probíhat komunikace, musí být slova vzájemně pochopena. Technický jazyk nebo žargon může způsobit zmatek.
  • Kontext. Nastavení a situace - fyzická, kulturní nebo sociální -, ve které probíhá komunikace, mohou mít dopad na úspěšnou výměnu informací.

Model komunikačního procesu nám pomáhá určit, kdo je zapojen do komunikace a co se musí stát. Je to rámec, na kterém můžeme budovat úspěšnou individuální a organizační komunikaci.

Organizační komunikační přístupy a procesy

Organizational Communication Approaches and Processes

Přestože existuje mnoho definic organizační komunikace, pro naše účely definujeme organizační komunikaci jako odesílání a přijímání zpráv v konkrétním prostředí nebo prostředí (organizaci), abychom dosáhli společných, individuálních cílů mezi propojenými lidmi.

Proces organizační komunikace zahrnuje zasílání a přijímání zpráv písemně (neverbálně) nebo osobně (verbálně). Velká část organizační komunikace zahrnuje přenos informací. Složitější komunikace, jako je řešení konfliktů, však vyžaduje schopnost zpracovat význam a vyjednat pomocí pravidel organizace.

Ať už je komunikace považována za jednoduchou nebo složitější, aby k ní došlo, musí být zpráva jasná, stručná a vyhýbat se politicky nebo kulturně marginalizačnímu jazyku. Organizace musí modelovat efektivní komunikační dovednosti v:

  • Rozhovory
  • Vytváření pozitivních pracovních vztahů
  • Hodnocení výkonu
  • Řešení konfliktů
  • Rozhodování
  • Zvládání stresu
  • Organizační socializace
  • Individuální a skupinové prezentace
  • Komunikace s externí veřejností

Organizační komunikace je kontextově a kulturně závislá, protože lidé přenášejí zprávy a informace písemně, elektronicky a tváří v tvář. Povaha a funkce (kontext) organizace ovlivňuje komunikaci. Každá organizace má navíc svou vlastní jedinečnou kulturu. Aby byla komunikace v organizaci úspěšná, musí se kontext a kultura shodovat a spolupracovat.

Organizační komunikace interně buduje vztahy s členy organizace a externí veřejností. Úspěch organizace závisí na schopnosti jejích členů účinně komunikovat. Aby mohli zaměstnanci úspěšně komunikovat v organizaci, musí mít schopnost prokázat veřejnou prezentaci, poslech a interpersonální komunikaci. Úspěšná organizace poskytne školení, aby zajistila úspěch svých zaměstnanců.

Organizační komunikace prospívá organizací několika způsoby:

  • Aklimatizace personálu na změny
  • Plnění úkolů procedur, politiky a regulace podporujících nepřetržité, každodenní operace
  • Plnění úkolů souvisejících se specifickými rolemi a povinnostmi prodeje, služeb a výroby
  • Rozvíjení vztahů pro úspěšnou komunikaci s ohledem na pracovní spokojenost, morálku a individuální postoje
  • Plánování, koordinace a řízení operací řízení

Je důležité pochopit přístupy a procesy organizační komunikace pro rozvoj a zdokonalování komunikace zaměstnanců. Každá organizace musí definovat svůj vlastní přístup k efektivní komunikaci, definovat procesy, které zavede, aby zlepšila interní i externí komunikaci.

Organizace musí mít kompetentní komunikátory pro úspěšné každodenní operace. Od webových stránek společnosti, přes příručku pro zaměstnance až po ukončení rozhovoru, musí každý aspekt komunikace v organizaci spolupracovat, aby sdělil záměry, kulturu a závazky organizace interním i externím zaměstnancům.

Proces e-mailové komunikace

E-mail je výběr, který si mnozí dělají jako médium, prostřednictvím kterého lze doručit zprávu. Přestože je rychlé a relativně snadné použití, je třeba se ujistit, že rozumí procesu a účelu e-mailové komunikace, aby ji bylo možné efektivně využívat.

E-mailová komunikace má pět složek:

# 1 Odesílatel

Úspěšná e-mailová komunikace vyžaduje, aby odesílatel (nazývaný také zdroj nebo komunikátor) kódoval zprávu kombinací grafů, symbolů, slov a obrázků, aby dosáhl požadované odpovědi.

# 2 Přijímač

Přijímač (tlumočník) pochopí e-mailovou zprávu odesílatele dekódováním a interpretací.

# 3 Zpráva

Zpráva nebo obsah e-mailu jsou informace, které si odesílatel přeje předat příjemci.

# 4 Médium

Médium, také nazývané kanál, je prostředkem pro přenos zprávy. S e-mailem je médium počítač nebo mobilní telefon.

# 5 Zpětná vazba

Hry pro první narozeniny pro dospělé

Po úspěšném přenosu, přijetí a pochopení e-mailu se za zpětnou vazbu považuje jakákoli odpověď naznačující porozumění od příjemce - ústní nebo písemná. Zpětná vazba nám pomáhá určit, zda jsme splnili svůj účel.

E-mail usnadňuje komunikaci s ostatními kdykoli a kdekoli, zejména s příchodem smartphonu. Kromě toho má přijímač schopnost okamžitě odpovědět. Spolu s výhodami této metody komunikace však přicházejí některé problémy. Musíme si uvědomit, že e-mail je komunikační nástroj a neumožňuje mu řídit naše akce, ale spíše jej používat k dosažení našich komunikačních cílů. Udělat toto:

Udržujte svůj e-mail stručný

Lidé očekávají, že e-mailová komunikace bude přímá a věcná. Prvních několik řádků by mělo sdělit záměr vašeho e-mailu a informovat příjemce, pokud je to nutné, protože mnoho systémů umožňuje příjemci přečíst e-mail před jeho otevřením.

  • Buďte profesionální. Nezáleží na tom, komu je váš e-mail adresován - váš šéf, vedoucí náboru nebo spolupracovník - váš obsah by měl být svým obsahem a skladbou profesionální. Nepoužívejte textové žargony, smajlíky, matoucí písma nebo grafiku, která není součástí konverzace. Pokud tak učiníte, bude méně pravděpodobné, že váš obsah bude čten a bude brát vážně.
  • Být zdvořilý. Nikdy nezačínejte svůj e-mail příkazem, ale raději použijte pozdrav, například „Dobrý den“ a jméno příjemce. Nepoužívejte všechna velká písmena nebo vykřičníky, protože to křičí. Zavřete svůj e-mail „Děkuji“, za kterým následuje vaše jméno.
  • Nenechte e-mailem nahrazovat komunikaci tváří v tvář. Některé konverzace osobně fungují lépe. Nepoužívejte e-mail, abyste se vyhnuli osobní komunikaci. Pokud e-mail není nejlepší volbou pro komunikaci, vyberte alternativní metodu. Aby byla e-mailová komunikace efektivní, musí být jasná, stručná a srozumitelná. Následující proces e-mailové komunikace pomáhá zaručit, že váš e-mail je účinným komunikačním nástrojem.
  • Definujte účel svého e-mailu. Pomůže vám to rozhodnout, zda byste se měli obtěžovat s odesláním zprávy. Ujistěte se, že váš účel je jasně uveden v prvním odstavci.
  • Zjistěte, jakou akci chcete, aby příjemce e-mailu přijal
  • Dokončete úkol, tj. někomu zavolat nebo něco objednat.
  • Odpovězte na požadované informace.
  • Přečtěte si e-mail, aniž byste potřebovali odpověď.
  • Rozhodněte se, zda potřebujete podpůrné informace. Identifikujte a připojte veškerou podpůrnou dokumentaci nebo informace.
  • Použijte řádek Předmět k shrnutí záměru vaší zprávy. Po vytvoření e-mailu vyplňte řádek předmětu. Ujistěte se, že je obsah vaší zprávy shrnut, protože to podporuje příjemce, aby se otevřel a reagoval na vaši zprávu.

E-mailová komunikace hraje důležitou roli v každodenním pracovním životě člověka, obohacuje a usnadňuje podnikání s možností výměny informací bez ohledu na místo a čas. Zaměstnanci si však často stěžují na velký objem e-mailů, které dostávají a na které musí jednat. Schopnost používat e-mail kdykoli znamená, že zaměstnanci mají často práci přerušenou organizačními e-maily. Zaměstnanci potřebují pocit osobní kontroly, aby se vyhnuli stresu souvisejícímu s prací, a to se rozšiřuje na schopnost člověka přijímat a reagovat na e-maily, pokud je to vhodné.

Závěr

Komunikace je proces přenosu a přijímání zpráv, verbálních i neverbálních. Protože účinná komunikace je dialog, nikoli monolog, je účinná pouze tehdy, pokud přináší požadovanou odpověď od přijímače. Abychom byli úspěšným komunikátorem, musíme adekvátně zprostředkovat informace, myšlenky a pocity tak, aby motivovali, učili a informovali ostatní. Člověk si musí vybrat nejlepší médium, znát svého příjemce a použít zpětnou vazbu, aby monitoroval účinnost komunikace a odpovídajícím způsobem ji upravil. Použití informací a nástrojů v tomto článku může člověku pomoci pochopit a použít komunikační proces jako efektivní komunikátor.